Toimiva hybriditoimisto koostuu erilaisista vyöhykkeistä, jotka ovat suunniteltu niiden käyttötarkoituksien mukaiseksi, kuten vapaa-ajan kohtaamisiin työpäivän aikana, itsekseen keskittymiseen tai ryhmätyöskentelyyn. Kohtaamisen vyöhyke toimii ikään kuin työpaikan sydämenä, joka mahdollistaa epämuodollisen ajanvieton kollegoiden kanssa esimerkiksi syöden samalla lounasta. Toimitilan kattaessa näin monta osa-aluetta saman katon alla, tulisi se suunnitella hyvin, jotta se mukautuisi niin työntekoon, palautumiseen kuin tapahtumien järjestämiseenkin.
Uudet työskentelytavat hybriditoimistojen taustalla
JLL:n tekemän toimistotyöntekijöille suunnatun kyselyn mukaan suomalainen haluaa tehdä keskimäärin 2,5 etäpäivää viikossa. Luku on yli kaksinkertaistunut sitten koronan. Muutos on synnyttänyt uuden käsitteen työkulttuuriin – hybridityöskentelyn, jossa työn tekeminen irtaututuu paikasta ja ajasta, etenkin tieto- ja asiantuntijatyössä. Pandemian jälkeen yritykset kohtasivatkin uuden haasteen, miten saada työntekijät palaamaan taas toimistoille, kun kotona työskentely on niin helppoa. Vastaus lähtee kiinteistökehityksen näkökulmasta kallistumaan toimitilojen monipuolisuuteen ja yhteisöllisyyden luomiseen.
Tilojen muutos, mistä lähden liikkeelle?
Kun käynnistetään toimitilan muutoshanke, voisi pohtia ainakin seuraavia näkökulmia:
- Onko henkilöstön tarpeet otettu huomioon työtiloja suunnitellessa?
- Kuinka suuri osa työntekijöistä työskentelee keskimäärin toimistolla päivittäin?
- Onko työskentelytapojen muutos huomioitu tilojen sähkösuunnittelussa sekä AV-ratkaisuissa?
- Onko akustiikka huomioitu tilojen suunnittelussa?
- Löytyykö tiloja, joihin voi tarvittaessa vetäytyä tekemään keskittymistä vaativaa työtä omaan rauhaan?
- Löytyykö tila, jossa voi huoletta kokoontua isommallakin porukalla häiritsemättä muiden työskentelyä?
Tilaratkaisuilla voidaan parhaassa tapauksessa tukea hybridityöskentelyä ja luoda työntekijöille luova sekä mielekäs paikka työskentelyyn, jonne on mukava tulla. Vyöhykemäisesti suunnitellussa tilassa henkilöstöllä on vapaus valita miten milloinkin työskentelee. Tilat myös muuntuvat käyttötarkoituksen mukaan – mikäli tarvetta on järjestää suurempi asiakastapahtuma, onnistuu se kalustejärjestelyillä joustavasti.
Viesti sisustuksella ja väreillä tilan käyttötarkoituksesta
Sisustuksen, kuten tekstiilien, lattiamateriaalien ja värien avulla voidaan myös viestiä tilojen luonteesta niiden käyttäjille. Esimerkiksi hiljaiset työskentelytilat voivat olla tunnistettavissa rauhallisesta ja utuisesta värimaailmasta, pehmeistä materiaaleista sekä säädeltävästä valaistuksesta. Tapahtumiin ja kohtaamisiin tarkoitetuissa tiloissa voisi käyttää rohkeasti värejä ja erilaisia kaluste-elementtejä, kuten tilanjakajia tai näyttäviä viherseiniä.
